Pengertian Departementalisasi. Istilah Departementalisasi atau departementasi, secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan. Departementalisasi merupakan cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan.
Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.
Departementalisasi terbentuk di antaranya atas dasar :
- Fungsi, yang meliputi pemasaran, akuntansi, produksi, keuangan, dan lain sebagainya.
- Produk dan jasa, berupa divisi mesin cuci, televisi, radio, dan lain sebagainya.
- Wilayah, misalnya divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa tengah, Jawa Timur, dan lain sebagainya.
- Langganan, dapat berupa penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, dan lain sebagainya.
- Proses atau peralatan, meliputi departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pengemasan, bagian finishing, dan lain sebagainya.
- Waktu, misalkan kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
- Pelayan, mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dalam pelayanan pesawat terbang, dan lain sebagainya.
- Alpha numerical, digunakan pada pelayanan telepon, misalkan nomor tertentu ditempatkan pada satu departemen dan nomor yang lain ditempatkan pada departemen yang lain pula.
- Proyek dan matriks, digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan, atau orientasi energi.
Hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai banyak pendekatan yang digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi.
Jenis Departementalisasi. Dalam manajemen, departementalisasi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Departementalisasi Fungsional.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi.
Kelebihan struktur fungsional adalah :
- Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama organisasi.
- Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi.
- Memusatkan keahlian organisasi.
- Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi organisasi.
Pendekatan fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit keterampilan-keterampilan dasar pribadi, dan meminimalkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.
Kelemahan struktur fungsional adalah :
- Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi yang lain.
- Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan.
- Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan.
- Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya.
- Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.
2. Departementalisasi Divisional.
Suatu perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar :
- Produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan. Departementalisasi produk adalah pola logis yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
- Wilayah. Departementalisasi wilayah atau daerah atau regional atau geografis adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat di mana operasi berlokasi atau di mana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar, dan tenaga kerja.
- Langganan. Departementalisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu.
- Proses atau peralatan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Departementalisasi proses atau peralatan ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.
Kelebihan struktur divisional adalah :
- Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
- Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
- Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
- Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugasnya.
- Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
- Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
- Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
Kelemahan struktur divisional adalah :
- Menyebabkan berkembangnya persaingan disfungsional potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
- Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi.
- Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
- Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.
- Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Demikian penjelasan berkaitan dengan departementalisasi dalam manajemen. Tulisan tersebut bersumber dari buku Manajemen, karangan T. Hani Handoko.
Semoga bermanfaat.
Semoga bermanfaat.
